He probado Notion, Roam, Obsidian, Logseq y media docena de variantes de Zettelkasten. Todos tienen sentido en papel. Ninguno duró más de tres meses.
El sistema que uso hoy tiene tres carpetas y dos reglas. Lo llevo usando más de un año. Es, con diferencia, el más aburrido de todos los que he probado. También es el único que funciona.
El problema de los sistemas complejos
Un sistema de notas deja de funcionar cuando mantenerlo cuesta más energía que usarlo. La complejidad es un pasivo, no un activo.
Cada vez que añades una nueva estructura, una nueva etiqueta, una nueva relación entre notas, estás añadiendo deuda de mantenimiento. Al principio parece que estás construyendo algo poderoso. Después de seis semanas, tienes un sistema que da miedo abrir.
El enemigo de las notas no es no tomar notas. Es tener un sistema tan complicado que prefieres no abrirlo.
Lo he visto en mí y en muchas personas con las que he hablado: el sistema perfecto se convierte en el sistema abandonado.
Las tres carpetas
Entrada. Todo va aquí primero, sin organizar. Un único fichero de texto o nota, sin estructura. El objetivo es capturar sin fricción. Si tengo que pensar dónde va algo, no lo capturaré cuando importe.
En proceso. Notas que estoy elaborando activamente. Pocas, siempre menos de diez. Si hay más de diez es que algo falla en la revisión semanal o en mi capacidad para terminar las cosas.
Referencia. Lo que vale la pena guardar pero no necesito ahora. Aquí van las notas terminadas, los artículos procesados, las citas que quiero recordar. Está organizado por tema, pero con una taxonomía mínima.
Eso es todo. No hay carpetas de proyectos, no hay etiquetas de estado, no hay tableros kanban de ideas.
Las dos reglas
Primera: nada va directamente a Referencia. Todo pasa por Entrada. Incluso si sé exactamente dónde va algo, pasa por Entrada primero. Esto evita que Referencia se convierta en un vertedero de cosas a medias.
Segunda: En proceso nunca tiene más de diez notas. Si llega a diez, antes de añadir una nueva tengo que terminar o archivar una existente. Esta regla es la más difícil de mantener y la más importante.
Sin estas dos reglas, el sistema colapsa en semanas. Con ellas, se mantiene solo.
La revisión semanal
Quince minutos cada lunes. No más. El objetivo es procesar Entrada: decidir qué va a En proceso y qué va directamente a Referencia o a la papelera.
No es una sesión de reflexión profunda ni una revisión de vida. Es limpieza. Inbox a cero o cerca de cero.
La revisión semanal es lo que hace que el sistema funcione en el tiempo. Sin ella, Entrada se acumula y deja de ser una zona de captura para convertirse en una zona de ansiedad.
Con ella, el sistema corre solo. Las ideas llegan, se procesan, maduran y se archivan. Sin drama, sin overhead, sin culpa.
El aburrimiento es la característica, no el defecto.
