Nadie habla de nombres. Todo el mundo habla de sistemas, metodologías, aplicaciones y flujos de trabajo. Pero hay una habilidad silenciosa que hace que todo lo demás funcione mejor: nombrar bien las cosas que guardas.
Un sistema bien nombrado es un sistema navegable. Un sistema mal nombrado es un laberinto donde cada búsqueda es una aventura de resultado incierto.
El problema de los nombres inconsistentes
El problema no suele ser que los nombres sean malos en el momento en que se ponen. El problema es que cambian con el tiempo: nombras algo de una forma hoy y de otra forma distinta mañana, y al mes siguiente tienes tres variantes del mismo concepto distribuidas por el sistema.
Ejemplos típicos:
- “Libro - Pensamiento Sistémico”, “pensamiento sistémico - libro”, “Pensamiento sistémico (libro)”
- “Proyecto Diseño Web”, “Diseño web - proyecto”, “Web 2026”
- “Ideas finanzas”, “Ideas sobre finanzas”, “Finanzas - ideas”
Si alguna vez has buscado algo en tu sistema y has tenido que probar tres combinaciones de palabras antes de encontrarlo, sabes exactamente de qué estamos hablando.
Principios de una buena nomenclatura
Decide el orden primero. Los nombres en sistemas de búsqueda se ordenan alfabéticamente. Decider si el tipo va antes o el tema va antes tiene consecuencias en cómo aparecen agrupadas tus notas. No hay una respuesta correcta, pero sí hay que decidir y mantener esa decisión.
Sé descriptivo, no críptico. Las abreviaturas y códigos pueden parecer eficientes, pero en tres meses no recordarás qué significa “PrF-2025-3”. Un nombre largo pero claro siempre supera a uno corto pero opaco.
Incluye el contexto suficiente. El nombre de una nota tiene que tener sentido sin necesidad de abrir la nota. Si tu nota se llama “Ideas”, no sirve de nada.
Usa fechas con formato consistente. Si incluyes fechas en los nombres, usa siempre el mismo formato (YYYY-MM-DD es el más útil porque permite orden cronológico automático).
Convenciones para notas
Una convención posible para nombrar notas es usar una estructura de dos partes: tipo + tema.
- “Referencia - [título o descripción]”
- “Idea - [descripción breve]”
- “Proyecto - [nombre del proyecto]”
- “Aprendizaje - [lección o área]”
Otra opción es usar el tema primero y el tipo como etiqueta separada. Lo que importa es elegir y mantener.
Para notas de reuniones o conversaciones, incluir la fecha ayuda enormemente: “Reunión 2026-03-12 - [contexto]”.
Convenciones para archivos
Para documentos, informes y archivos más formales, una convención útil es:
[YYYY-MM-DD] [Descripción] [Versión o Estado]
Por ejemplo:
2026-03-12 Propuesta Proyecto Diseño v22026-01-15 Notas Reunión Equipo
La fecha al inicio garantiza el orden cronológico automático en cualquier explorador de archivos. La descripción tiene que ser suficientemente específica para distinguir el archivo de otros similares sin necesidad de abrirlo.
La clave es la consistencia
La convención específica que elijas importa menos que mantenerla de forma consistente. Un sistema con una convención mediocre pero aplicada de forma consistente funciona mucho mejor que uno con una convención excelente que se aplica a veces.
La mejor forma de mantener la consistencia es tener la convención escrita en algún lugar visible: una nota de referencia en tu propio sistema, o una tarjeta en tu escritorio. No confíes en la memoria para mantener una convención; confía en el sistema.
En el próximo capítulo hacemos una distinción que parece sutil pero que cambia mucho cómo gestionas tu sistema: la diferencia entre archivar y organizar.
